ちまたで「電子帳簿保存法の対策を！」とか「改正電子帳簿保存法が始まります」と耳にしませんか？
「改正！？」何かすることがあれば、対応しなくちゃ」という個人事業主さん、
「制度を知っておきたい」というフリーランスさんへ、制度の概要からお伝えしていきます。
電子帳簿保存法（電帳法：でんちょうほう）とは？
国は、デジタル化で経理事務を効率化したいとの思いで、Windows98の発売年（！？）に出来て以来、データで保存できるように法律を整備してきました。何度も何度も改正しながらも、
私自身「ちょっと何言っているかわからない」
の繰り返しで、税理士からもスルーされていたのですが、2020年ころにようやく本腰いれて「義務」と課したので、世間がにぎわう事になりました。
電子帳簿保存法は、大きく分けて3つの区分があります。
最初に言いますが、このうちの1つ「電子取引データ」の保存について義務となりました。そして、紙で取得した請求書や領収書は、捨てないでください。
まず、3つの説明を簡単にいたしますと、
１、パソコンで作った総勘定元帳、請求書などの保存（電子帳簿等保存）
・会計ソフトで作成した、総勘定元帳、仕訳帳、貸借対照表、損益計算書などの帳簿・決算書類や
・パソコンで作成した見積書、請求書、納品書、領収書など
要件が揃えば、印刷せずにデータのまま保存できる制度です。
個人事業主は、青色申告特別控除を65万円で受けるときに影響があります。
２、スキャナ保存
紙で受け取った請求書や領収書を、スキャナーなどで読み込んで、データ化して保存する制度です。
簡単に取り入れられたらいいのですが、まだ要件が厳しい印象です。
３、電子取引データの保存
取引先から電子データで取得した請求書や領収書などは、電子データのまま保存するようにと「義務」になった制度です。
引用元：財務省主税局 https://www.mof.go.jp/tax_policy/20211228keikasoti.html
電子取引データ保存が義務化へ
今までは、紙に印刷などして、取引書類を保存するのが基本ルールでした。
しかし、令和3年改正で、令和4年（2022年）1月から
「電子取引データは電子データのままで保存」
「全事業者さんマストです！」
とイキナリ言われてもアナウンスが届かず、見直しが行われました。
令和5年改正（令和6年（2024年）1月1日から）では、以下のようになりました。
電子取引データの保存とは
今一度「電子取引データの保存」って？という確認です。
・ネットで購入したときに届くメール
・請求書がメールに添付されてきたときのPDF
・メルカリなどオークションサイト、購入メールに手数料情報が不十分なときの購入画面
・携帯電話、ETC、ネットストレージなど、会員登録したサイトから詳細な購入情報が取得できるもの
これら取引情報がデータでやり取りされるものは、印刷せずに、保存要件に従ってデータでのまま保存するようにと、なりました。
保存要件とは
国は「電子取引データのまま保存してね！」という立場ですが、改ざんされるのを防止するために要件を出しました。
改ざん防止の要件
A：以下のいずれかを満たすこと
１、タイムスタンプをつける、又は、タイムスタンプがついたものを受け取る
２、データの授受と保存を訂正削除の履歴が残るようなシステムを使う
３、事務処理規定を作って守る
B ：上記A以外のときは、以下のすべてを満たすこと
１、ディスプレイやプリンターを用意する
２、システムの概要書の備付け
３、検索機能の確保
Aにある“タイムスタンプ”や、“システム”など、わざわざお金のかかることはしたくありません。
そこで、Bの可能性を考えるわけですが、この「検索機能の確保」も簡単ではなかった・・・
検索機能の確保の要件
保存したデータを検索できるようにしてほしい、という要件が
すべての条件を満たすこと
条件１、取引の「日時・金額・取引先」で検索できる
条件２、「日付・金額」について範囲指定して検索できる
条件３、「日時・金額・取引先」を組み合わせで検索できる
例：ファイル名を「20231024＿11000＿㈱丸菱商事」などとする
例外として
表計算ソフトなどで、「日時・金額・取引先」で検索できるようにリスト管理してもいい
益田あゆみファイル名を変えるのだけでも面倒ですし、取引日と入力日が違っているケース、取引先名を入力データと一致させるのかなど実際は悩ましい
そこで、
税務調査などの場面で、
・随時ダウンロードを要求したら、応じるようにしていて、さらに
・2年前の売上高が5,000万円以下なら、
検索機能の確保の要件は不要となりました。(令和5年改正）
まとめ：結局どうなった？
上記のように令和5年改正で、個人事業主さんの多くは、売上高基準で「検索機能の確保の要件」は不要になったと考えられます。でも、
・電子取引データ保存はすべきなのでは？
・売上高基準が5,000万円超えているときは？
という疑問が残ります。そこで新たな「猶予措置」として、
システム対応が間に合わないなど
システムや社内ワークフローが整わなかったなど「相当の理由」があることで、取引データを保存要件に従ってできなかったときは、今まで通り印刷されたものの提示と、随時ダウンロードなど対応できるようにすればいいよ！という「猶予措置」が設けられました。令和6年（2024年）1月からです。
まとめ
対応できなかった「相当の理由」があることが前提なのですが、結局のところ回りまわって、まじめに今まで保存していた方は、そのままで良いことになりました。なので、
・電子取引データは、わかるようにフォルダなどに保存しておく
・今まで通り、すべて印刷するなら印刷しておく
の、どちらかになるのかなぁと。
フォルダへの保存の際のファイル名は「あのファイルが見たい」と思ったとき、探せるようになっていればいいのでは？
私自身、1年間電子取引データをちゃんと保存してみたことで、紙の量がへったなぁと感じました。
書類保存の場所もとりますし、捨てるときも裁断・溶解など時間とお金がかかるので、電子取引データのまま保存は便利だと思いました。
また、大きな会社さんは少しずつ対応してくると考えます。
・請求書など紙で送らない
・PDFをメールで送るときは、ファイル名を「20231024＿11000＿あゆみデザイン（コチラの屋号など）」としておく
などは、どうでしょうか。
電子帳簿保存法よりも、クラウド会計でポチポチ登録しながら、そのあと紙レシートを捨てられる方が怖いです。（捨てないで～～！）
